Работа в удаленном формате стала одним из самых востребованных и удобных направлений в последнее время. Это позволило многим разработчикам создать современные системы и механизмы, которые позволяют организовывать и грамотно управлять рабочим процессом в домашних условиях. Одной из самых удобных систем, которая является целостным комплексом инструментов и функций является Битрикс-24.
Что такое Битрикс-24?
Говоря простым языком, это масштабный сервис, который способен охватить всю работу в офисе и правильно, системно ее организовать. Настроив ее один раз, и регулярно подкрепляя ее новыми функциями, вся офисная работа будет осуществлять автоматизировано, но уже непосредственно в стенах дома.
Почему подойдет для удаленной работы?
Потому что программа рассчитана на дистанционное управление рабочим процессом, когда директор или управляющий компанией может из собственного кабинета раздавать задания, контролировать процесс выполнения, отслеживать все финансовые операции, взаимодействовать с подчиненными, клиентами, поставщиками и партнерами. И все это слаженно формирует система Битрикс-24. И если ранее все эти функции выполнялись в офисе, то теперь это также просто можно делать удаленно.
Пакет необходимого функционала Битрикс-24 для удаленной работы
Если переход на удаленный тип работы только предстоит, важно спланировать и продумать каждый этап, чтобы ничего не упустить. С чего начать?
Чаты Битрикс24
Основной инструмент взаимодействия между сотрудниками – чат. Поскольку в чате можно задействовать один или несколько отделов, а также конкретных сотрудников, доступно создание открытого или закрытого чата. Как правило, последний создается для работы над конкретным проектом, ведения конфиденциальной переписки с определенными лицами.
Доступность. Вести переписку в чате можно с любого устройства и на любой операционной системе. Это удобно, когда поддерживать переписку можно 24 часа в сутки.
Возможности чата. Функционал чата Битрикс-24 ничем не отличается от всеми известных мессенджеров. А потому можно пересылать файлы, фото и видео, голосовые сообщения, различные оповещения и всеми любимые эмодзи.
Конференции и прямые эфиры
Это можно отнести ко второму шагу, когда после установки и настройки системы предстоит наладить видеосвязь со своими сотрудниками.
Многим придут на ум популярные программы для проведения видеоконференций Skype, Slack, Zoom. Однако необходимость в них отпадет, когда появится Битрикс-24. Видеозвонки, видеочаты, деловые встречи и планерки, групповые и индивидуальные встречи. Все это предоставляет система Битрикс, включая отображение всех участников на одном экране. Как правило, такие эфиры проводятся в закрытых чатах.
Постановка и контроль задач
В меню программы есть раздел «Задачи и проекты». В нем создается конкретная задача, которую нужно выполнить. Для этого назначается один или несколько ответственных человек (индивидуальное или групповое выполнение). Сюда же назначаются наблюдатели, которые мониторят процесс выполнения. Может быть указан и постановщик задачи. Гибкая система учета времени позволяет настроить время начала и окончания работы, а также вносить коррективы.
Чек-лист. Дает возможность детализировать задачу одним или несколькими пунктами, то есть чек-листами.
Проекты могут создаваться для выполнения задач внутри компании или для других клиентов. При необходимости проекты можно объединять, предоставляя или ограничивая доступ сотрудников. Также можно строить диаграмму Ганта.
В истории проекта просматривается активность, можно делиться комментариями с коллегами.
В подразделе Отчеты начальник может провести анализ, насколько эффективно выполняется задача, нет ли просроченных работ, сколько было потрачено времени на выполнение.
База клиентов и CRM
CRM-система, как самостоятельный механизм, известен многим руководителям компаний. Эта удобная система ведения учета клиентов и даже переписки с ними, их заказов и обращений. Теперь это устройство есть в Битрикс-24, и это позволит каждой компании решать многие задачи быстрее и эффективнее, а также ориентироваться на единую структуру. Мониторинг клиентской базы выявляет слабые места, анализирует уровень продаж, показывает результаты всех взаимодействий с клиентами.
Контакт-центр
В рамках CRM-системы сюда подключается в основном IP-телефония и электронная почта. Однако функционал позволяет интегрироваться с известными интернет-сетями – Фейсбуком, Вконтакте, Инстаграмом, а также мессенджерами Вайбер, Телеграм, WhatsApp, Скайп и пр.
На любом сайте и платформе можно установить виджет онлайн-чата или обратной связи. Это позволит клиенту или партнеру напрямую попасть в CRM-систему, чтобы в кратчайшие сроки с ним связались.
Ежедневник
Без него невозможно вести ни один бизнес и ни одно дело. Четкое планирование позволит быть успешным и коммуникабельным в любом процессе. Ведь в календаре мы записываем все свои встречи, задачи, созвоны, напоминания. Когда все необходимое внесли в систему Битрикс-24, ей останется только ежедневно напоминать о них. Чем не секретарь!
В ежедневнике можно просматривать чек-листы и календари сотрудников, где они расписывают все свои задачи на неделю или месяц. Руководитель может оценить не только старания своих подчиненных, но и равномерно распределить нагрузку между ними.
Весомое преимущество – синхронизация с любыми гаджетами, программами и Google календарем.
Облачный диск
Помимо того, что в мессенджерах можно обмениваться данными, также в меню есть раздел «Диск». Он предусмотрен для общего доступа к файлам, которые можно туда загружать или брать оттуда для выполнения задач.
Благодаря интеграции с Google Docs документы можно редактировать прямо в Битриксе. Упорядоченное хранение всех данных позволит при необходимости быстро скачать или переслать файл, причем в самой системе или через гаджет.
По желанию можно настроить, чтобы некоторые файлы или папки были доступны только определенным лицам.
База знаний
В этом разделе, как правило, хранятся инструкции и обучающий материал в текстовом формате, а также аудио/видео. При этом современные настройки позволяют распределять материал конкретно внутри компании и отдельно для заданий.
Такой формат важен при работе из дома, когда могут появиться новые инструкции, нормативные документы и прочее.
Приложение Битрикс24
Поскольку стационарные компьютеры все больше ассоциируются с офисной работой, а дома многие давно пользуются ноутбуками, планшетами и смартфонами, весьма актуально, когда есть такое приложение. Причем весь функционал абсолютно идентичен обычному формату. Это очень удобно, когда независимо от местонахождения можно просматривать задачи, делать настройки, общаться с сотрудниками и т.д.
Роботы и автоматизация процессов
Как правило, этот раздел настраивается в последнюю очередь, когда все остальные моменты удалось запустить и отладить. При этом автоматизировать иногда приходится неделями и месяцами, так как зависит от сложности ведения бизнеса, его направления и пр.В Битрикс-24 можно выбрать стандартные способы настройки с применением конструкторов или роботов. Кроме того штатному программисту всегда открыта дверь для собственных настроек. Тогда автоматизация системы будет уникальной и особенной.
